Informativa ai sensi degli artt. 12, 13 e, ove applicabile, 14 del Regolamento (UE) 2016/679
("GDPR") e del D.Lgs. 196/2003 (Codice Privacy), come armonizzato dal D.Lgs. 101/2018 e
successive modifiche e integrazioni.
Ultimo aggiornamento: 01/04/2026 - versione 1.0
La presente informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali degli utenti che
consultano il sito web https://smartgarage.biz (di seguito, il "Sito").
Il Sito è di titolarità di Maxisoft® s.r.l., società italiana proprietaria del brand SmartGarage.biz.
Il Titolare del trattamento è:
Maxisoft® s.r.l.
Via Dorsale, 13
54100 Massa (MS) - Italia
Partita IVA / Codice Fiscale / Iscrizione al Registro delle Imprese di Massa Carrara n. IT00667410450
REA MS 100489
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E-mail: maxisoft@maxisoft.it
Il Titolare, pur non essendo soggetto all'obbligo di nomina di cui all'art. 37 GDPR, ha volontariamente
designato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer - DPO) quale punto di
contatto per ogni questione relativa al trattamento dei dati personali. Il DPO può essere contattato al
seguente indirizzo: privacy@maxisoft.it
La presente informativa si applica esclusivamente al Sito pubblico https://smartgarage.biz e ai
trattamenti di dati personali effettuati attraverso le relative pagine Web, inclusi i moduli di contatto,
richiesta informazioni, richiesta demo, richiesta preventivo e iscrizione a comunicazioni informative o
promozionali, ove disponibili.
La presente informativa non disciplina eventuali trattamenti effettuati nell'ambito della piattaforma
software SaaS SmartGarage.biz, delle aree riservate o dei servizi resi ai clienti, per i quali potranno
essere rese informative specifiche.
Il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:
3.1 Dati trattati tramite sistemi di Intelligenza Artificiale
Qualora il Sito utilizzi sistemi di IA per la gestione delle richieste (chatbot, agenti vocali, ecc.),
Maxisoft® garantisce che tali dati non saranno utilizzati per l'addestramento di modelli di intelligenza
artificiale di terze parti senza consenso esplicito o previa anonimizzazione irreversibile certificata. I
dati vocali e le trascrizioni sono conservati per un periodo massimo di 12 mesi e cancellati o
anonimizzati al termine, salvo esigenze di tutela dei diritti del Titolare.
I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:
Nei casi in cui la base giuridica del trattamento sia il legittimo interesse, tale interesse consiste nella
necessità di garantire la sicurezza del Sito e dei sistemi, prevenire abusi e frodi, gestire correttamente
le richieste ricevute e tutelare i diritti del Titolare in sede stragiudiziale e giudiziale.
Il conferimento dei dati contrassegnati come obbligatori nei moduli del Sito è necessario per
consentire al Titolare di gestire correttamente richieste di contatto, demo, preventivo o informazioni. Il
mancato conferimento di tali dati impedisce al Titolare di dare seguito alla richiesta. Il mancato
conferimento dei dati professionali (es. ragione sociale, ruolo) preclude a Maxisoft® la possibilità di
contestualizzare l'offerta tecnica e fornire una consulenza allineata alle specifiche esigenze operative
del richiedente.
Il conferimento dei dati per finalità di marketing e newsletter è invece facoltativo. Il mancato
conferimento o il mancato consenso non pregiudicano la navigazione sul Sito né la possibilità di
richiedere informazioni o dimostrazioni del servizio.
Il trattamento dei dati personali è effettuato con strumenti cartacei, informatici e telematici, secondo
principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza, integrità e riservatezza.
Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza
appropriato al rischio, al fine di prevenire perdita dei dati, usi illeciti o non corretti, accessi non
autorizzati, divulgazione indebita, alterazione o distruzione non autorizzata dei dati personali.
In particolare, il Titolare adotta misure tecniche e organizzative appropriate, coerenti con lo stato
dell'arte e con un approccio basato sul rischio, che possono includere, ove applicabili, cifratura dei
dati in transito, segregazione degli accessi, sistemi di monitoraggio, logging tecnico, backup e misure
di continuità operativa.
Eventuali riferimenti a framework europei o nazionali di cybersicurezza (inclusa la Direttiva (UE)
2022/2555 - NIS2 come attuata dal D.Lgs. 138/2024) hanno finalità meramente descrittive del modello
organizzativo adottato e non equivalgono, di per sé, a una dichiarazione di certificazione o di qualifica
automatica di Maxisoft® quale soggetto essenziale o importante ai sensi della NIS2, salvo ove
espressamente indicato in documentazione ufficiale separata.
I dati personali sono conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al
conseguimento delle finalità per le quali sono raccolti e trattati, nel rispetto del principio di limitazione
della conservazione previsto dal GDPR.
In particolare:
• i dati trattati per finalità di contatto, richiesta informazioni, demo o preventivo sono conservati
per un periodo di 24 mesi dalla definizione della richiesta, per consentire la gestione di cicli di
vendita complessi tipici del settore automotive, salvo l'ulteriore conservazione necessaria per
la gestione di trattative in corso, la conclusione di un rapporto contrattuale o la tutela dei diritti
del Titolare;
• i dati trattati per finalità di marketing e newsletter sono conservati per un periodo di 24 mesi
dalla raccolta del consenso o dall'ultima interazione utile documentata con l'interessato,
salvo revoca anticipata del consenso od opposizione esercitata prima di tale termine.
Il periodo di conservazione per i dati di contatto professionale (B2B) può essere esteso fino a
un massimo di 48 mesi esclusivamente nei seguenti casi documentati:
• è stata avviata una trattativa commerciale formalizzata (es. richiesta preventivo
personalizzato, firma NDA, contratto quadro in negoziazione);
• è stata eseguita una demo approfondita o un periodo di trial del software;
• il potenziale cliente ha espresso esplicito interesse per progetti futuri con tempistiche
lunghe (es. rinnovo contratto con attuale fornitore tra 2-3 anni).
Tale estensione è fondata sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, par. 1, lett. f) GDPR) ed è
stata oggetto di specifica Legitimate Interest Assessment (LIA) documentata, che ha ritenuto
l'interesse prevalente rispetto ai diritti e libertà degli interessati, tenuto conto della natura B2B
del rapporto e delle caratteristiche specifiche del mercato automotive B2B, dove:
• i cicli di vendita per software gestionali durano mediamente 9-18 mesi dalla prima
interazione alla firma del contratto (fonte: benchmark settore SaaS automotive 2024);
• i contratti con fornitori esistenti hanno durata pluriennale (3-5 anni), rendendo prematuro
un contatto commerciale prima della scadenza;
• le decisioni di acquisto coinvolgono molteplici stakeholder aziendali e richiedono iter
approvazione lungo.
In assenza dei presupposti sopra indicati, i dati di contatto B2B sono conservati per il periodo
standard di 24 mesi dall'ultima interazione documentata, salvo rinnovo del consenso o
esistenza di un rapporto contrattuale attivo.
Resta inteso che l'interessato in qualsiasi momento può esercitare il diritto di opposizione al
trattamento per finalità di marketing ai sensi dell'art. 21 GDPR, scrivendo a
privacy@maxisoft.it, comportando la cessazione immediata dell'invio di comunicazioni
commerciali e la cancellazione dei dati entro 30 giorni, salvo sussistano altri obblighi di legge.
• i dati trattati per adempiere ad obblighi di legge, amministrativi, fiscali o contabili sono
conservati per il periodo previsto dalla normativa applicabile;
• i dati di navigazione e i log di sicurezza sono conservati, di regola, per un periodo massimo di
30 giorni, fatti salvi eventuali ulteriori tempi di conservazione necessari per l'accertamento di
illeciti, la gestione di incidenti di sicurezza o l'adempimento di obblighi di legge.
Decorso il periodo di conservazione applicabile, i dati saranno cancellati oppure anonimizzati, salvo
che la loro ulteriore conservazione sia necessaria per adempiere a obblighi di legge o per la tutela dei
diritti del Titolare.
I dati personali possono essere trattati, nei limiti delle rispettive competenze e per le finalità sopra
indicate, da:
• personale del Titolare espressamente autorizzato al trattamento;
• fornitori di servizi informatici, telematici, cloud, hosting, housing, manutenzione, sicurezza,
sviluppo e gestione del Sito;
• fornitori di servizi di comunicazione elettronica, gestione newsletter, CRM, assistenza tecnica
• consulenti, professionisti, società di assistenza legale, fiscale, amministrativa o organizzativa;
• autorità pubbliche, organismi di vigilanza, autorità giudiziarie o altri soggetti legittimati, nei
casi previsti dalla legge.
Tali soggetti operano, a seconda dei casi, in qualità di autonomi titolari del trattamento oppure di
responsabili del trattamento debitamente nominati ai sensi dell'art. 28 del GDPR. L'elenco aggiornato
dei responsabili del trattamento può essere richiesto al Titolare.
9.1 Servizi di terze parti con potenziale trasferimento extra-UE
Il Sito SmartGarage.biz utilizza servizi forniti da terze parti che potrebbero comportare trasferimenti di
dati personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo (SEE), inclusi, a titolo
esemplificativo:
• Servizi di hosting e cloud computing;
• Servizi di analisi web e performance monitoring;
• Sistemi di gestione marketing e CRM;
• Servizi di pagamento per elaborazione di transazioni con server sicuri in localizzati in UE /USA;
• Servizi di comunicazione.
Per ciascuno dei servizi sopra elencati, Maxisoft® ha verificato la presenza di adeguate garanzie ai
sensi degli artt. 44-49 GDPR. L'elenco completo aggiornato dei fornitori con indicazione delle
specifiche garanzie adottate può essere richiesto scrivendo a privacy@maxisoft.it.
9.2 Garanzie per i trasferimenti extra-UE
I dati personali sono trattati presso la sede del Titolare e presso le infrastrutture tecnologiche dei
fornitori incaricati dell'erogazione dei servizi connessi al funzionamento del Sito.
Di regola, i dati sono trattati e conservati all'interno dello Spazio Economico Europeo.
Qualora, per esigenze tecniche o organizzative, si rendesse necessario il trasferimento di dati
personali verso Paesi non appartenenti allo Spazio Economico Europeo, oppure si renda necessario
trasferire alcuni dei dati raccolti verso sistemi tecnici e servizi gestiti in cloud e localizzati al di fuori
dell'Unione Europea, tale trasferimento avverrà nel rispetto degli artt. 44 e seguenti del GDPR, sulla
base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea oppure mediante l'adozione di
garanzie appropriate previste dalla normativa applicabile, incluse, ove necessario, le clausole
contrattuali standard adottate dalla Commissione europea. Per i trasferimenti verso organizzazioni
stabilite negli Stati Uniti potrà essere utilizzato, ove applicabile, il quadro giuridico dell'EU-U.S. Data
Privacy Framework esclusivamente nei confronti di soggetti che risultino effettivamente aderenti a tale
meccanismo.
Il Titolare effettua regolarmente valutazioni d'impatto sui trasferimenti (Transfer Impact Assessment -
TIA) per garantire che il livello di protezione dei dati non sia compromesso. L'interessato può richiedere
ulteriori informazioni sui trasferimenti effettuati, inclusa la sintesi delle garanzie e delle misure
supplementari adottate, contattando il Titolare ai recapiti indicati nella presente informativa.
Il Sito utilizza cookie e altri strumenti di tracciamento tecnici e, ove presenti, strumenti analytics o
ulteriori tecnologie soggette alla disciplina applicabile.
Le informazioni di dettaglio relative alle categorie di cookie utilizzate, alle finalità perseguite, ai tempi
di conservazione, alle modalità di prestazione o revoca del consenso e alla gestione delle preferenze
dell'utente sono riportate nella specifica Cookie Policy del Sito, nonché, ove richiesto, nel sistema di
gestione del consenso predisposto tramite apposito banner.
L'interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa applicabile, i diritti riconosciuti dagli artt.
15 e seguenti del GDPR, tra cui:
• ottenere la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che lo
riguardano e, in tal caso, accedere ai relativi dati;
• ottenere la rettifica dei dati inesatti o l'integrazione dei dati incompleti;
• ottenere la cancellazione dei dati personali, nei casi previsti dalla legge;
• ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti;
• opporsi al trattamento, nei casi previsti dalla normativa;
• ricevere in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati
personali forniti al Titolare, nonché trasmetterli a un altro titolare, nei casi previsti dal diritto
alla portabilità;
• revocare in qualsiasi momento il consenso eventualmente prestato, senza pregiudicare la
liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca;
• proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.
Per esercitare i diritti sopra indicati o per ricevere chiarimenti in merito al trattamento dei dati
personali, l'interessato può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:
Maxisoft® s.r.l.
Via Dorsale, 13
54100 Massa (MS) - Italia
E-mail: privacy@maxisoft.it
Il Titolare fornirà riscontro nei termini previsti dalla normativa vigente.
Qualora il Sito renda disponibili chatbot, agenti vocali o altri sistemi di Intelligenza Artificiale, l'utente
sarà chiaramente informato del fatto che sta interagendo con un sistema automatizzato ai sensi
dell'art. 50 del Regolamento (UE) 2024/1689 (AI Act).
I dati inseriti nelle interazioni con sistemi di IA sono trattati esclusivamente per le finalità del servizio
per fornire assistenza informativa, gestire richieste di contatto, demo o preventivi e instradare
correttamente le richieste verso il team competente.
Maxisoft® garantisce che tali dati non saranno utilizzati per l'addestramento di modelli di intelligenza
artificiale di terze parti (es. LLM pubblici) senza un esplicito consenso o una procedura di
anonimizzazione irreversibile. L'utente ha il diritto di richiedere in ogni momento l'intervento di un
operatore umano qualora l'interazione con l'IA risulti insoddisfacente o per l'esercizio dei propri diritti.
I dati trattati tramite tali sistemi non sono utilizzati per assumere decisioni unicamente automatizzate
che producano effetti giuridici o analogamente significativi nei confronti dell'utente ai sensi dell'art. 22
GDPR, salvo diversa esplicita informativa.
Il trattamento dei dati tramite tali sistemi è improntato alla trasparenza e alla supervisione umana.
Qualora l'interazione vocale comporti la registrazione della conversazione, l'utente ne sarà
previamente informato, ferma restando la possibilità di richiedere l'intervento di un operatore umano.
Il Titolare si riserva il diritto di modificare o aggiornare la presente informativa, anche in conseguenza
di variazioni normative, organizzative o tecniche. Le modifiche saranno pubblicate su questa pagina.
Il Sito SmartGarage.biz e i relativi servizi sono destinati esclusivamente a soggetti che agiscono per
finalità professionali, imprenditoriali o commerciali. I servizi offerti non sono rivolti a persone fisiche di
età inferiore ai 18 anni.
Maxisoft® non raccoglie consapevolmente dati personali di minori di età. Nel caso in cui il Titolare
venisse a conoscenza di aver raccolto dati personali di un minore in assenza del consenso dei genitori
I genitori o i tutori legali che ritengano che il proprio figlio minorenne abbia fornito dati personali sul
Sito sono invitati a contattare immediatamente il Titolare all'indirizzo privacy@maxisoft.it per
richiedere la cancellazione dei dati.
In caso di violazione dei dati personali (data breach) che possa presentare un rischio elevato per i
diritti e le libertà degli interessati, Maxisoft® comunicherà la violazione all'interessato senza
ingiustificato ritardo, come previsto dall'art. 34 del GDPR.
La comunicazione descriverà in linguaggio semplice e chiaro:
• la natura della violazione;
• il nome e i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati (DPO) o altro punto di
contatto;
• le probabili conseguenze della violazione;
• le misure adottate o che si intende adottare per porre rimedio alla violazione e attenuarne i
possibili effetti negativi.
Maxisoft® adotta misure tecniche e organizzative appropriate per prevenire violazioni di dati, inclusi
sistemi di rilevamento intrusioni, logging di sicurezza, monitoraggio proattivo e procedure di gestione
incidenti conformi alle best practice di settore.
Il Titolare non effettua alcun trattamento di dati personali che comporti decisioni basate unicamente
sul trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici o
analogamente significativi nei confronti dell'interessato, ai sensi dell'art. 22 del GDPR.
Eventuali sistemi di raccomandazione o personalizzazione dell'esperienza utente presenti sul Sito non
producono effetti giuridici e non limitano in alcun modo l'accesso ai servizi o alle informazioni.
Maxisoft® mantiene un registro interno delle richieste di esercizio dei diritti degli interessati, come
previsto dal principio di accountability (art. 5, par. 2, e art. 24 GDPR). Tale registro contiene
esclusivamente: data richiesta, tipo di diritto esercitato, sintesi della richiesta, data riscontro. Il
registro è protetto con adeguate misure di sicurezza ed accessibile solo al personale autorizzato.